Poziția secretarului pentru o lungă perioadă de timp a fost cea mai de dorit pentru mulți reprezentanți ai podelei frumoase. Anterior, de regulă, nu era practic nimic de la un astfel de angajat, cu excepția unui aspect atractiv. Cu toate acestea, acum totul sa schimbat, uneori un astfel de angajat este o parte importantă a colectivelor și ar trebui să fie gata să efectueze o varietate de funcții. Ca urmare, este de multe ori foarte încărcat de muncă. Care sunt aceste responsabilități, ce cerințe trebuie să fie conforme pentru a obține o ofertă de muncă, citiți în acest articol.
Particularități
Profesie „secretar“ merge înapoi la vremurile Romei antice. „Secretarii” erau persoane de încredere ale împăraților – bărbați care au avut o mare influență politică. Această profesie a primit noul său început în timpul primului război mondial, dar a implicat deja îndeplinirea de alte atribuții. Până în timpul nostru, numai ecourile au fost atinse prin semnificația inițială a secretarului sub forma unor astfel de posturi ca secretarul general și secretarul de stat.
În zilele noastre, profesia, reexaminarea secretarului necesită îndeplinirea muncii legate de documente, organizarea muncii de birou, echipamente de birou și alte funcții. Abilități importante pentru secretarul referinței sunt comunicarea și atenția. Prefixul „Referent” înseamnă că angajatul va comunica cu autoritățile despre diverse cauze de lucru. Evident, competitivitatea dintre cei care doresc să ia această poziție este ridicată, în special în firme sau companii mari. Specificul abilităților pe care trebuie să le aibă secretarul, uneori pot depinde de domeniul de activitate al companiei. Pur și simplu, în compania angajată în vânzarea de echipamente, secretarul va trebui să cunoască subtilitatea comportamentului negocierilor de afaceri. Cu toate acestea, acest lucru nu este deloc necesar pentru fiecare companie în mod individual.
Companiile mari de recrutare susțin că această poziție, împreună cu posturile de conducere și alte posturi vacante similare, sugerează o cantitate mare de prelucrare în timp. Oamenii care sunt pe aceste poziții sunt forțate să se adapteze la programul de șefi și să fie gata să lucreze aproape 24/7. Acum câștigă popularitate „secretari virtuale“, care îndeplinesc cele mai multe dintre obligațiile secretarului obișnuit pentru acele firme care nu sunt în măsură să elimine birou sau pur și simplu nu face din cauza fondurilor de economisire. Separat, trebuie remarcat importanța apariției secretarului. Secretarul trebuie să se îmbrace într-un stil de afaceri, să evite luminos, proscris și machiaj nepotrivit, coafuri.
Folosirea parfumurilor cu o aromă notabilă nu este binevenită, dar un aspect modest, atractiv este binevenit.
Descrierea postului
Acest document conține toate responsabilitățile legate de activitățile angajatului. De asemenea, instrucțiunea de locuri de muncă conține drepturi ale angajaților și o descriere a cerințelor pentru ea. Acest document conține informații și despre cine va trebui să înlocuiască angajatul în timpul absenței sale. De asemenea, merită remarcat faptul că, dacă este necesar, instrucțiunea de locuri de muncă poate fi revizuită și schimbată. Acest lucru se poate întâmpla în următoarele cazuri.
- Schimbarea responsabilităților secretarului Referent.
- Apariția unor schimbări în documentația pentru organizație.
- Apariția unor schimbări în structura organizației.
Responsabilități
Mai jos sunt principalele responsabilități ale referinței de secretar.
- Adesea, o persoană care este în această poziție este responsabilă pentru furnizarea de papetărie de birouri. De asemenea, el trebuie să comande produse dacă este necesar. Responsabilitatea directă a secretarului – ordonați un răcitor cu apă și urmăriți-l pentru umplutura sa.
- Secretarul referent trebuie să primească apeluri pentru cap și să-și producă „screening-ul”.
- El ar trebui să organizeze, de asemenea, ordinea primirii vizitatorilor.
- Persoana care se află în această poziție este subordonat directorului general al Companiei. Astfel, majoritatea obligațiilor efectuate vor fi asociate cu cererile și ordinele sale.
- Lista responsabilităților include, de asemenea, primirea și trimiterea corespondenței primite și trimise, să pregătească toate documentele necesare, la cererea directorului general, controlul documentelor pe care directorul trebuie să semneze.
- Secretarul transmite, de asemenea, informațiile necesare de la director către angajați și dimpotrivă, provoacă angajați directorului după cum este necesar.
- Acest angajat, de asemenea, de multe ori interacționează cu departamentul administrativ și economic. Uneori se poate coordona cu personalul acestui birou de birouri de birou de către consumabile și inventar. Spre deosebire de primul element descris mai sus, acest element nu este întotdeauna prescris în descrierile de secretar de referință.
- Secretarul trebuie să ordone zboruri către casele de avioane și de cărți în caz de caz în cazul în care directorul sau alți angajați merg într-o călătorie de afaceri.
- În unele organizații, secretarul trebuie să notifice autoritățile și / sau cu alți angajați despre viitoarele sărbători, zile de naștere ale angajaților și sărbătorilor. Uneori se angajează un specialist HR.
- Secretarul zilnic ar trebui să pregătească directorul de recepție la începutul zilei noi – să includă un echipament de birou (imprimantă, computer și așa mai departe), pregătește documentele necesare.
O responsabilitate
Secretarul referent trebuie să răspundă la fluxul de documente și nu are dreptul de a divulga informații confidențiale. Un astfel de angajat este responsabil pentru păstrarea documentelor și depunerea în timp util. Secretarul este responsabil pentru nerespectarea îndatoririlor prescrise în instrucțiunea oficială,. E. Pentru neîndeplinirea funcțiilor lor de lucru, inclusiv astfel de încălcări, ca și cum întârziere. Angajatul poate avea probleme dacă este negociat pentru a lucra cu documentația.
Responsabilitatea va fi purtată pentru divulgarea informațiilor confidențiale, care se referă la categoria „Misterului comercial”. Un angajat este interzis să strică inventarul, în special, mobilierul furnizat sau deținut de companie. Secretarul este responsabil pentru atitudinea tact sau nepoliticoasă față de angajați. Deoarece este raportat tuturor celorlalți angajați aproape zilnic, secretarul trebuie să fie neconflict și diplomatic.
Lipsa unei demonstrații a acestor calități poate duce la concedierea secretarului.
Drepturi
În primul rând, secretarul-referent are dreptul de a solicita diferitele documente necesare pentru a lucra la diverși angajați. Secretarul poate distribui apelurile telefonice primite, în funcție de importanța lor la discreția sa. Același lucru este valabil și pentru procedura de acceptare a vizitatorilor la recepție. El poate necesita, de asemenea, o explicație a angajaților dacă a existat o încălcare disciplinară. Secretarul-sa referit, de asemenea, are acces la documente sub vulturul „confidențial”.
Numai directorul general poate respinge sau închiria un astfel de angajat și nu șeful departamentului sau al departamentului, ca și în alte cazuri. Același lucru este valabil și pentru recuperare. Secretarul poate prezenta conducerii propunerii de îmbunătățire a lucrărilor cu documentația sau metodele de gestionare a muncii. De asemenea, el poate optimiza câteva fluxuri de lucru. Ca orice alt angajat, el are dreptul de a solicita crearea unor condiții confortabile pentru muncă și poate chiar solicita verbal explicații de la angajații care încalcă disciplina muncii.
Cunoștințe și abilități
De regulă, activitatea secretarului este estimat pe baza executiv și eficiența. Astfel, alte abilități sunt secundare. Angajatul trebuie să fie capabil să comunice cu oamenii, să negocieze, să aibă un discurs competent. Trebuie să fie capabil să rezolve diferite tipuri de probleme organizatorice, utilizarea programelor Microsoft Office – Excel, Power Point, Word și alte.
Educaţie
Nu există nici o cerință greu pentru educație, precum și de specialitate primite. Cu toate acestea, educația trebuie să fie în mod necesar, deși speciale secundar. Absolvenții facultăților de drept sunt preferate datorită faptului că munca în cea mai mare parte este legată de comportamentul documentației. Experiența Dezirabil de la 1 an. O experiență alternativă de muncă poate fi considerată a trece prin cursurile de formare.
Companiile străine din viitor angajat poate necesita cunoașterea unei limbi străine. Secretarul trebuie să fie capabil să-și exprime gândurile sale competent, scrie și să întocmească documente fără erori gramaticale.
De multe ori, instrucțiunea de locuri de muncă poate conține o listă incompletă de drepturi, obligații și cerințe cu privire la secretarul Reference. Acest lucru se aplică taxe – de fapt, lista lor este mai mare.
Loc de munca
Cererea pentru această profesie este mare. De regulă, astfel de activități sunt cele mai potrivite pentru tinerii profesioniști care au absolvit recent. Această activitate este o mare oportunitate de a afla structura de lucru al companiei. Se crede că în această poziție, puteți cumpăra abilități bune de viitorul unui bun manager. Deoarece secretarul referent îndeplinește o gamă largă de taxe, este un angajat important și necesar, chiar și pentru cele mai mici companii.
În concluzie, merită remarcat faptul că șablonul, potrivit căruia secretarul ar trebui să poată găti cafea și să răspundă la apelurile telefonice, departe de adevăr. Acum este un specialist la spectru larg.
Cine este secretarul și ce fel de activități desfășoară?
Cine este secretarul referindu-se la ceea ce face el? Sunt curios să aflu cine este această persoană care se ocupă de responsabilitățile menționate în text. Care sunt atribuțiile și rolul secretarului în această situație și cum contribuie la contextul în discuție? Aștept cu nerăbdare răspunsurile și clarificările dumneavoastră.