Managerul de birou: cine este și ce face?

În afaceri modern, nicio companie care are un birou nu se poate face fără activitatea managerului de birou. Această poziție implică administrarea și gestionarea fluxului de lucru al biroului organizației.

Cine este?

În esență, managerul de birou este Informativ și orientările în cazul în care toate momentele de lucru ale companiei converg și de a rezolva. El interacționează între cap și subordonați, informează angajații obișnuiți cu privire la documentele semnate de șeful documentelor, interacționează cu clienții companiei, controlează corespondența, monitorizează sănătatea companiei și oferă biroului Oficiului, desfășoară director direct și adjunct.

Office Manager – un angajat care oferă întregul birou al unui flux de lucru cu drepturi depline. Descrierea profesiei va ajuta la înțelegerea mai bine esența lucrării.

Potrivit clasificatorului profesiilor și posturilor de angajați ale lucrătorilor, profesia de manager de birouri și îndatoririle sale diferă semnificativ de profesia de secretar. Manager de birou, în primul rând, organizator de spațiu de birouri, manager și administrator într-o singură persoană. Profesia secretarului implică trimiterea sa la o anumită persoană (director, director adjunct, manageri de vârf) și conducerea numai a afacerilor sale.

Atribuțiile oficiale ale Secretariatului includ: desfășurarea calendarului șefului, corespondenței sale, performanța instrucțiunilor specifice. Secretarul vizitează numai afacerile supraveghetorului său direct și nu intervin în afacerile din funcție.

Managerul de Office controlează toate activitățile actuale ale biroului, în cea mai mare parte acest flux de documente de hârtie. Urmăriți pentru neîntreruptă Echipamente de birou, Oferă angajaților companiei Articolele de papetărie, În timp aduce în atenția angajaților de comenzi, ordine și anunțuri în birou, publicate de cap, Ia apelurile telefonice primite, Dacă este necesar, conduce un calendar de întâlniri și director de călătorie. În acest caz, vacanța este numită „Manager de birou cu funcții de secretar”.

Responsabilitățile și funcțiile în cadrul companiei

Deoarece activitatea Managerului Office include acțiuni organizaționale, informative și administrative, responsabilitățile sale de muncă includ anumite sarcini funcționale. Aceasta este ocuparea forței de muncă și esența activităților Managerului Office, care ar trebui:

• Pregătiți munca de birou într-o nouă zi lucrătoare: Verificați funcționarea telefoanelor, computerelor și echipamentelor de birou, prezența consumabilelor (cartușe umplute cu hârtie pentru imprimantă)+
• Control, urmați curățenia în spațiul de birou, Respectarea standardelor sanitare (iluminat complet, ventilație, temperatură temperatură la temperaturi), verificați funcționarea sistemelor split+
• Cumpărați papetărie și în timp le oferă lucrătorilor de birou+
• ordonați apă potabilă, Detergenți, hârtie igienică, șervețele+
• Controlați gestionarea actuală a documentelor: Pregătirea documentelor necesare, raportarea, materialele de lucru necesare pentru munca completă a Oficiului, rezolvă alte momente și sarcini de lucru+
• Zilnicul efectuează controlul asupra lucrării șoferului și a curierului+
• Conform direcțiilor capului, Managerul de birou sa angajat în distribuția sarcinilor în rândul angajaților, Pune sarcina în fața lor, informează atenția lor necesară pentru atenția lor, determină nivelul de responsabilitate, analizează eficacitatea rezultatului obținut+
• Numără și întocmește o estimare a cheltuielilor financiare lunare privind întreținerea biroului, controlați execuția+
• Conduceți fila de ore de lucru, Numărul de zile și ore lucrate de fiecare angajat în cadrul lunii calendaristice, la timp pentru a transfera tabelul la departamentul de contabilitate pentru acumularea salariilor+
• Controlul respectării disciplinei de muncă: Pe faptul de desemination, de îngrijire timpurie de la locul de muncă, zei lucrătorilor de a informa managementul companiei, să păstreze încălcări contabile și nerespectarea codul vestimentar+
• Organizați întâlniri, Înregistrați-vă și ajutați vizitatorii să-și rezolve problemele.

Principalele competențe ale managerului de birouri includ pregătirea și desfășurarea negocierilor, întâlniri, întâlniri:

• El trebuie să pregătească toate materialele necesare, să ofere o apariție evenimentelor tuturor părților interesate, să conducă procesul-verbal al întâlnirii+
• conduce corespondența cu clienții și partenerii companiei, Faceți materiale poștale+
• Lucrați cu corespondența de birou de intrare și de ieșire, înregistrați-o pentru a fi trimisă+
• Oferiți asistență și asistență angajaților în rezolvarea conflictelor și a situațiilor controversate+
• Coordonează activitatea Oficiului La finalizarea zilei de lucru, verificați echipamentul de birou, iluminatul, sistemele split, aerul condiționat pentru deconectarea acestora de la sursa de alimentare+
• În unele cazuri, managerul de birouri este responsabil pentru căutarea și angajarea de noi angajați (plasează informații despre posturile vacante necesare pe site-uri speciale, navigând pe rezumat, efectuează o selecție preliminară a solicitanților, efectuează un interviu)+
• în scris sau telefonic informează potențialii clienți La costul de bunuri și servicii în conformitate cu lista de preturi+
• Consulturi despre locația departamentelor companiei, funcțiile lor+
• conduce baza de clienți Intreprinderi+
• taxe Efectuează întreținerea site-ului, Plasarea de publicitate cu privire la bunuri și servicii, produse de ordine de suveniruri, imprimare, distribuie materiale informative.

Cerințe și de calitate

Pentru a prelua funcția de manager de birou, candidatul trebuie să aibă competențe-cheie necesare pentru a îndeplini această lucrare, precum și să posede anumite calități personale și profesionale.

Personal

Calitățile personale ale unei persoane sunt componente biologice și sociale care alcătuiesc identitatea lui. componente biologice Omul devine din natură, părinții și strămoșii sub forma unui anumit set de gene. componentă socială – Aceasta este mediul social în care o persoană a crescut și a crescut.

Ambele componente formează caracterul și personalitatea, subliniind indivizii cu anumite calități, atât bune cât și negative. Colectarea tuturor caracteristicilor personalității unei persoane, puteți obține un portret psihologic obiectiv obiectiv.

Aceste caracteristici includ astfel de trăsături, cum ar fi:

• onestitate+
• persistența în atingerea scopului+
• atenție+
• Auto-disciplina+
• Responsabilitate și organizare+
• Diligence, cultivități+
• Nobilimea interioară+
• obiectivitate+
• Comunicare, politețe, atitudine prietenoasă față de oameni+
• collence, intenționalitate, attentiveness, punctualitate+
• Capacitate neconfundabilă, capacitatea de a rezolva situații controversate între angajați, optimism și pozitiv în tot+
• Comerț cu amănuntul, inteligență, ajutor+
• Activitate, ambitiune.

Pentru fiecare personalitate în parte, educația psihologică și emoțională a omului, ereditate, mediul social în care el a crescut.

Biroul de manager de birou nu se potrivește o persoană cu un caracter temperat-rapid exploziv, slab adaptat în mediul social, o ilegal și vychny.

Negative din calități ale personalității pot fi atribuite:

• dezavantaj, lipsa de concentrare+
• vedere depresivă a vieții, lipsa de optimism+
• Incapacitatea de a aduna în timp cu gânduri și de a rezolva în mod constant sarcinile+
• Agresiv natura+
• Sprijinindu-se la bârfe și intrigi.

Afaceri

Omului calități de afaceri – aceasta este capacitatea sa de a îndeplini anumite sarcini de muncă și funcții.

Cele mai importante dintre acestea sunt disponibilitatea de experiență de succes și nivelul de educație, precum și calitățile personale și de afaceri ale unei persoane, care sunt strâns legate unele cu altele.

Pentru calitati de afaceri, puteți judeca cât de eficient solicitantul va fi capabil să organizeze fluxul de lucru, modul calitativ va îndeplini sarcinile de muncă ce ia fost încredințată. Pentru a gestiona cu succes biroul, solicitantul trebuie să aibă, în plus față de cunoștințe și abilități, calități de afaceri definite, la care includ:

• Educație, nivel de calificare+
• experiență de muncă+
• învățare rapidă, adaptarea la noile condiții+
• cerând să te și alte+
• Capacitatea de a lucra in conditii de multitasking, în același timp, rezolva mai multe întrebări simultan+
• gândire analitică, capacitatea de a gândi flexibil și non-standard, fac concluzii corecte, Summarize+
• mâner de afaceri+
• abilități de conducere+
• Disponibilitatea de a face ore suplimentare+
• abilități Oratoric, diplomaticity și capacitatea de a convinge+
• abilități de comunicare de afaceri.

Profesional

calitățile profesionale ale unei persoane sunt o totalitate de calități personale și de afaceri, plus toate abilitățile pe care a reușit să cumpărătură de-a lungul carierei sale. În activitatea sa profesională, managerul de birou ar trebui:

• Bucurați-vă de anumite cunoștințe, abilități și competențe în domeniu Management de birou+
• profesional aplica cunoștințele și abilitățile în practică+
• să fie capabil să lucreze cu documente, Cunoașterea principiilor de organizare a management al documentelor, regulile pentru formarea unei arhive+
• fie un utilizator încrezător al unui calculator și alte echipamente de birou+
• să cunoască în detaliu procesul de management al documentelor, lucru cu e-mail de intrare și de ieșire, să cunoască regulile de înregistrare, în timp pentru a aduce rezoluția capului la unitățile structurale, urmați condițiile de executare de către angajații documentelor companiei le-a cerut, trimite corespondență de ieșire prin poștă sau curier+
• au abilități de gestionare administrativă+
• Să fie capabil de a imprima rapid, Cunoaște principiile și regulile de compilare a unuia sau a altor documente (comenzi, ordine, instrucțiuni, decrete)+
• Casați cunoștințe utile (Contacte de servicii de urgență, electrice, instalatii sanitare, servicii de livrare cina)+
• Cunoaște limbi străine (Nu întotdeauna), cu toate că în unele companii Cunoașterea unei anumite limbi străine este principala condiție pentru candidat, iar acest caz, managerul de birou ar trebui să vorbească liber, citește și scrie într-o limbă străină+
• să fie în măsură să vorbească competent și scrie, exprima gândurile cu o bună limbă literară+
• propriu abilitățile de eticheta de afaceri.

Educație și formare avansată

Nici una din instituții de învățământ superior învață managerul de birou profesie. complet de formare și de a primi o diplomă sau un certificat de formare profesională în bugetul sau centre private de formare, colegii.

Profesia Managerului Office este foarte solicitată, poate fi stăpânită pe cursuri avansate de formare, având o altă educație de bază. Fiecare angajator are propriile cerințe candidate pentru această poziție.

În companiile mari, de regulă, în această poziție pe care doresc să vadă un specialist numai cu studii superioare, Întreprinderile mici pot lua la acest post un angajat cu studii medii speciale sau secundar.

Principalul lucru este că orice angajator acordă atenție Experiența în această poziție, nivelul de competență al calculatorului, cunoașterea echipamentelor de birou și capacitatea de a lucra la el, Cunoașterea fundamentelor muncii de birou și de arhivare, Cunoașterea limbilor străine.

Ce să scrie în CV?

Pentru a crea un CV competent și a obține o poziție prețuite, aveți nevoie În detaliu, dar spuneți sincer toate informațiile despre dvs.: Personal, profesional, calități de afaceri, experiență în astfel de post-o, educație.

La elaborarea unui rezumat, trebuie să luați în considerare cerințele specifice ale angajatorului specificate în anunțul vacant. Asigurați-vă că specificați scopul de a obține lucrări – acesta poate fi un mesaj specific sau o listă de posturi pentru a revendica solicitantul.

Nivelul salariilor preconizate va da să înțeleagă angajatorului că el poate oferi și ce revendicări candidat.

Nu da informații false despre experiența de muncă, educație – Toate acestea pot fi verificate cu ușurință, în acest caz, vacanța pentru solicitant va fi inaccesibilă, va refuza pur și simplu.

Disponibilitatea fotografiilor – un moment pozitiv pentru un candidat, Angajatorul ar trebui să știe al cărui CV are în vedere. Manager de birou – fața companiei, iar angajatorul nu este indiferent cine va reprezenta.

Asigurați-vă că specificați nivelul educației dvs., adesea un angajator pentru această pozițieAccept Specialist cu studii economice, juridice, psihologice sau filologică mai mare.

Rezumatul trebuie să fie reflectată prin mai multe locuri anterioare de muncă, cauzele concedierii, date de contact ale persoanelor care pot apela și întrebați despre experiența și caracteristicile personale ale candidatului. Este recomandabil să se scrie despre starea civilă, hobby-uri și hobby-uri.

Aceste informații vor fi utile pentru angajator.

Prin elaborarea unui rezumat, stick la structura sa:

• informatii personale – nume, vârstă, contacte+
• Personal – Secțiunea nu este considerată obligatorie pentru proiectare, dar este mai bine să-l umple+
• abilități de bază și abilități – Indicați ce dețin programe de birou, lista toate cursurile de instruire avansate, seminarii, training-uri, alte instruiri suplimentare pe care le-au trecut+
• experiență de muncă – Listează toate practicile, stagii, proiecte completate, programe de voluntariat, în ordine cronologică, specificați întreprinderile în care ați lucrat înainte, educație și instruire (reflectați toate programele și instrucțiunile educaționale care au încheiat)+
• Recomandări – În această secțiune, specificați numele și contactele celor care vă pot recomanda un nou angajator, pentru a vă răspunde pozitiv.

Rezumatul trebuie să fie compilat în mod clar și concis, nu ar trebui să fie informații suplimentare în ea.

În cazul în care un Reclamanta susține la funcția de manager de birou, fără experiență de lucru, acesta va fi mai bine să nu reflecte această secțiune, la toate în rezumat. Nu este nevoie să arătați lipsa angajatorului de cunoștințe și abilități. În acest caz, este mai bine să descrie calitățile personale și de afaceri, ce fel de educație este principalul și suplimentare (seminarii, training-uri).

Descrieți-vă ca o persoană muncitoare, perfecționată, executivă, rapid instruită. Nu subestima talentele si abilitatile tale, nu se agață CV-uri cu informații inutile.

Ca experiență, este posibil să se indice practicile de producție, stagiul de pre-diplomă, abilitățile de a organiza evenimente specifice, participarea la olimpiadă, conferințe, concursuri, tot felul de testare. Dacă aveți orice realizări și succese în mod direct legate de activitatea viitoare, asigurați-vă că pentru a prezenta aceste informații în rezumat.