Secretar de profesie

În biroul de aproape orice companie moderna, secretarul ocupă un loc special. Acesta este un specialist care să contribuie la menținerea ordinii și a eficienței organizației. În esență, acesta este un mediator între cap, angajații, partenerii și clienții. Ia această poziție este de obicei ușor – nu este necesar întotdeauna învățământul superior și o vastă experiență. Și pentru a construi o bună carieră interesantă în viitor, vă puteți, dacă faci sarcinile calitativ și responsabil.

Istoria profesiei

Menționarea profesiei de secretar se observă în zilele Romei antice. Potrivit istoricilor, lucrătorii angajați patricieni și cetățeni Grăbit sau doar bogate ale țării. Secretari a lucrat oameni de la moșii mai mici, care au o educație bună. La acel moment, obligațiile acestor angajați au fost atelier de lucru, corespondența și de multe ori finanțe și chiar secretele angajatorului.

În Rusia, biroul de secretar apărut în 1720. Mulțumiri lui Peter I. Profesia a fost prezentat cu cerințe stricte – prezența educației, o bună cunoaștere a legilor, înțelegerea toate subtilitățile și specificul. Poziția secretarului personal a devenit căutată după 1840 g. – Mulți manageri de diverse întreprinderi au nevoie de multe ori un asistent personal.

Cerințele pentru profesie au fost ridicate, pentru ca dispozitivul pentru o astfel de muncă să aibă nevoie de abilități speciale. Apoi au început să apară primele cursuri de secretar.

Profesia modernă a secretarului este adesea o recepție și o activitate organizațională în birou – asistență nu numai la cap, ci colegii și vizitatorii. Astăzi, secretarul este considerat o față a unei persoane, iar pe aspectul său vizitatorii judecă soliditatea întregii întreprinderi. În prezent, această profesie este considerată predominant de sex feminin, datorită specificității. Pe parcursul dezvoltării profesiei, s-au format mai multe direcții ale Secretariatului depind de specializarea.

• Secretar de birou (office manager). Taxele sunt distribuirea apelurilor telefonice, o întâlnire de oaspeți, îndeplinind instrucțiunile conducerii și asigurarea stabilă de funcționare a biroului (comanda de papetărie, apă, etc.). Pentru postul de birou, angajatul nu are nevoie de educație specială. În scări de carieră, această poziție este de multe ori de pornire.

• Secretar Refefer. Poziția este similară cu activitatea managerului de birou, dar mai responsabil și complicat. Aici, taxele vor fi pregătirea deciziilor de proiect, editarea documentelor, elaborarea de texte pentru directori de cap la diferite evenimente, precum și controlul parțial al activității angajaților organizației. Obținerea acest post necesită o pregătire specială (cursuri, centru de formare).

• asistent manager personal. Acest post este considerat onorabil. Acest asistent trebuie să stabilească relații cu manualul și de a crea o atmosferă de încredere. Pentru a îndeplini sarcinile, cunoașterea specificului profesiei, fundamentele muncii de birou, rezistența la stres și încrederea în sine. Munca, de regulă, este de a rezolva sarcinile organizaționale și administrative.

În plus față de aceste profesii, există mai multe specializări cu specificuri înguste.

• Livrare. Un angajat care sistematizează documentația întocmește conturile, înregistrează o corespondență primită și ieșită, formează o arhivă.
• Secretarul-traducător. În plus față de principalele îndatoriri, va fi necesar să se dețină o limbă străină la un nivel ridicat. Angajatul participă la negocieri cu partenerii străini.
• Secretarul judiciar. Angajatul servește în instanță, verifică apariția oamenilor la întâlniri, conduce protocolul ședinței, este actele judiciare și efectuează diferite instrucțiuni ale judecătorului.
• Secretarul tehnic. Pentru a îndeplini sarcinile, este necesar să dețin metoda „orb” de imprimare, să răspundă la apelurile telefonice și să poată lucra cu echipamente de birou.

Caracteristicile caracteristice suplimentare ale profesiei moderne sunt:

• Corespondență de afaceri+
• Metodă de viteză mare de imprimare „orb” – fără a privi la tastatură și folosind toate cele 10 degete+
• Abilitatea de a vă bucura de o varietate de echipamente de birou de birou+
• Abilitatea de a sistematiza documentația (corespondență, arhivă).

Lista completă a abilităților necesare ale secretarului este de obicei formată în funcție de structura întreprinderii și de cerințele capului.

Avantaje și dezavantaje

Avantajele profesiei pot fi numite următoarele:

• Nici o exercitare fizică+
• Este posibil să obțineți abilități importante de comunicare și să stabilească legături utile+
• Nu este nevoie să aveți o specialitate pentru a obține un loc de muncă+
• Lucrați în condiții confortabile+
• În unele cazuri, este posibil pentru uz personal de a folosi echipamentul de birou de birou (copiator, scanare)+
• Uneori, puteți combina studiul și munca.

Ca în orice altă profesie, poziția secretarului are dezavantajele sale:

• locație permanentă în conducerea+
• Zilnic aspect impecabil (important mai ales în companiile mari)+
• sarcinile Simplicit și munca de rutină (de multe ori tipic pentru organizațiile mici)+
• Munca este adesea asociat cu stresul+
• efectuarea de misiuni personale ale sefii care nu sunt legate de locul de muncă+
• rareori au o oportunitate pentru auto-realizare+
• Modul de operare poate fi non-noned.

perspectivă de dezvoltare pentru secretarul rămâne de multe ori. Unii manageri sunt în nici o grabă de a pierde un angajat bun și traduce în altă poziție. Alții în legătură cu responsabili, harnici și muncitori profesioniști dovadă de înțelegere și de multe ori ridica.

Descrierea postului

Un document care vizează reglementarea drepturilor și obligațiilor angajatului – descrierea postului, este la fel de importantă pentru secretar și pentru conducere. Acesta conține drepturile și obligațiile ambelor părți la contractul de muncă, ceea ce face posibilă utilizarea acestuia ca instrument de coordonare eficientă a proceselor de producție.

Forma unificată de instrucțiuni nu există, deci poate fi compilată utilizând un model gata realizat sau să vă dezvoltați propriul document. La elaborarea unui document, este important să se considere că în fiecare companie, secretarii îndeplinesc funcții diferite, în ciuda muncii principale Unite.

Instrucțiunea de locuri de muncă ar trebui să fie elaborate în conformitate cu profesorul și să includă următoarele secțiuni principale.

• Dispoziții generale.
• Funcții.
• Drepturile oficiale.
• Drepturi.
• O responsabilitate.

În plus față de principalele responsabilități, funcții suplimentare li se permite să facă o programare de specializare. Astfel, instrucțiunile de editor, secretar tehnic, militar sau secretar științific va conține funcții de secretariat de bază similare, dar diferă în exercitarea îndatoririlor specializate, care vor trebui să specifice în documentul.

Responsabilități

Într-o înțelegere clasică, următoarele funcții includ principalele atribuții unificate ale secretarului:

• Oferă activități administrative ale capului+
• Întinderi o afacere corespunzătoare apelurilor și e-mailuri+
• acceptă și redistribuie corespondența, se pregătește și trimite răspunsuri la scrisorile primite+
• produce o colecție și de prelucrare necesare pentru capul informației, asigură activitatea de birou+
• Ia documente de la angajați pentru un transfer în continuare la Ghidul Cunoștință semnătura și+
• Angajate în pregătirea reuniunilor, reuniuni și conferințe, conduce protocoalele lor+
• Achiziționează papetărie și alte produse necesare pentru a asigura o viață neîntreruptă a biroului+
• rezolvă sarcinile organizaționale pentru primirea angajaților și a vizitatorilor+
• Efectuează alte lucrări legate de poziția.

În plus, poate fi obligațiile:

• Controlul executării comenzilor și comenzilor+
• Scanați și copiați documentația+
• Anulați sau transferați termenele limită+
• Rezervarea de bilete și camere de hotel+
• Compilarea rapoartelor privind cheltuielile de călătorie+
• Pregătirea băuturilor și tratează pentru oaspeți.

În sensul larg al cuvântului, secretarul face o lucrare extraordinară pentru a crea și promova reputația pozitivă și menținerea imaginii companiei.

Calitati personale

Secretarul de la locul de muncă comunică adesea cu oameni diferiți, deci un tehnicist bun trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Neatness+
• precizie+
• Goodwill+
• o cultură a vorbirii+
• Comunicabilitate+
• Nu există obiceiuri dăunătoare.

Deoarece secretarul este „fața” companiei, un criteriu integrat este aspectul plăcut al angajatului. Este important să rețineți că vorbim despre sentimentul de stil și despre disponibilitatea gustului și nu despre aspectul modelului. Frecvent, femeile devin secretari, deoarece se crede că sunt mai ciudate flexibilității, rezistenței la stres și capacitatea de a crea o atmosferă confortabilă în birou.

O responsabilitate

Specificitatea lucrărilor de secretariat este de a ajuta în mod regulat liderul să facă afaceri. Din acest motiv, astfel de calități profesionale sunt extrem de importante:

• o responsabilitate+
• punctualitate+
• atenție+
• Performanţă+
• învăţare+
• Organizații.

Prezența acestor calități de afaceri va permite competent și de a întocmi în mod clar documentația și rutina zilei. Și abilitatea de a stabili contactul cu oamenii va asigura o interacțiune eficientă între management, echipa și clienții.

Educaţie

Pentru a obține lucrări la postul de secretar, adesea nu este necesar să avem învățământ superior, este destul de potrivit pentru cursurile de specialitate finalizate. Nelisses vor fi cunoștințele dobândite în domeniul psihologiei, vitezei și stenografului. Cunoașterea de bază a profesiei de secretar pot fi obținute în colegii specializate. O astfel de formare este disponibil pentru cei care au absolvit 9 sau 11 clase de școală, și va dura 1-3 ani, în funcție de învățământul secundar existent.

Dacă alegerea a căzut pe o companie solidă, este important să obțineți o educație de profil. De exemplu, la Ministerul de Externe al Afacerilor Externe există un centru de instruire care desfășoară pregătirea secretarilor. Centrul învață elevii de alfabetizare a computerului, elementele de bază ale lucrărilor de birou, etica afacerilor și eticheta, engleză. Deoarece universitățile interne nu propun o formare de secretariat, avantajul candidaților cu diplome în domeniul filologiei, comunicărilor, psihologiei și altor zone similare. Unele companii oferă instruire pentru candidații care sunt dispuși să angajeze.

La locul de muncă

Secretarul poate fi operat într-o organizație solidă, la întreprinderea de întreprinderi mici și în instituții publice, de exemplu, în școală sau universitate. Astăzi, secretari sau asistenți sunt necesare de aproape fiecare lider. Poziția Secretariatului va învălui diferite mituri – unii vorbesc despre începutul unei cariere interesante de la această profesie, și alții susțin că majorarea este, practic, nu a primit.

De fapt, promovarea pe scara carierei depinde în mare măsură de calitățile personale. Inițiativa și munca grea va ajuta să se deplaseze într-o poziție mai înaltă în cadrul companiei, de exemplu, mai întâi un asistent manager, iar apoi să devină un manager. Dezvoltarea în continuare în cadrul companiei va fi deja în mâinile specialistului.

Ce salariu de mijloc?

La inceput cariera este dificil de a conta pe un salariu mare. Angajații fără experiență Angajatorii oferă, de obicei, salariu 15000-20000 ruble. În funcție de regiunea de reședință. În orașe mari, salariile sunt de obicei mai mult. Salariul mediu al unui angajat cu experiență este de 30000-45.000 de ruble. in Rusia. Experți cu calificări mai mari, de exemplu, asistenții personali ai managerilor și referenților Câștigați 60000-80000 ruble.

Este important să înțelegem că salariul depinde adesea nu numai de poziția, ci și de organizația sau întreprinderea în care am dori să obținem un loc de muncă. Deci, într-un salariu solid al Secretarului ajunge la 300.000 de ruble.