Subtilități de comunicare de afaceri prin telefon

Arta comunicării de afaceri este un aspect important de negociere și de mai mulți ani nu-și pierde relevanța. Intensitatea comunicațiilor de afaceri prin telefon crește de la an la an. Și cu dezvoltarea comunicațiilor mobile devine una dintre principalele modalități de a comunica. Pentru a face abilitățile convorbirilor telefonice, este important să se cunoască subtilitățile și regulile de comunicare de afaceri.

Particularități

Telefonul în lumea modernă joacă un rol important, deoarece cu ajutorul lui comunicarea cu rudele, prietenii, colegii, de conducere și de afaceri tovarăși au loc.

Deci, în timpul unei conversații cu un anumit cerc de oameni, o persoană care se aplică modul adecvat de a comunica și, de exemplu, nu se va desfășura un dialog cu șeful său, ca un prieten apropiat. Această situație utilizează un tip mai oficial de comunicare.

eticheta de afaceri ar trebui să beneficieze, de asemenea, angajații care efectuează anchete sociologice ale populației, să ia apeluri de la clienți sau să negocieze la telefon. De multe ori, convorbiri telefonice tocmai de succes devin cheia pentru relații bune de afaceri. Și chiar imaginea companiei poate depinde în totalitate de abilitățile lucrătorilor de a efectua dialoguri competente prin telefon.

reglementări temporare de conversație de afaceri pentru conversație informativă, de regulă, este de un minut. În cazul în care obiectivul apelului este de a rezolva problema, atunci intervalul de timp poate fi crescută la trei minute.

În prezent, cele mai multe apeluri sunt efectuate de dispozitive mobile. Folosind acest instrument de comunicare, este necesar să respecte anumite reguli.

• Opriți întotdeauna telefonul sau plasați-l în modul de vibrație într-o întâlnire de afaceri cu clientul, în cinema, la seminar.
• Dispozitivul mobil mai susceptibil la sunet decât telefonul fix. Prin urmare, într-o situație în care, fiind într-un loc public, este necesar să se efectueze o conversație personală fără interferențe exterioare, puteți pur și simplu să vorbiți liniștit, iar interlocutorul vă va auzi cu siguranță.

• Nu puneți apel prea tare la telefon. El poate sperie în jur.
• Încercați să vorbiți scurt. În prezența unor terțe părți, conversația nu ar trebui să dureze mai mult de 30 de secunde, altfel există o ignoranță de aspect de risc în fața unei persoane. În cazul în care există motive întemeiate pentru o conversație telefonică, de exemplu, o boală relativă sau o afacere mare, ar trebui să fie notificate cu privire la situația actuală.
• Evitați conversațiile telefonice în timpul prânzului de afaceri. În cazul în care există o nevoie de ascuțit pentru a răspunde la apel, atunci ar trebui să ieșiți din cauza mesei și să vorbească într-un loc mai puțin aglomerat.

Etichetă

Standardele etice în comunicare prin telefon sunt importante pentru activitatea eficientă a companiei. Cultura convorbirilor telefonice este un tip special de comunicare de afaceri. Cunoașterea regulilor de eticheta va contribui la consolidarea conexiunilor de afaceri și creșterea profitabilității organizației.

• Este necesar să urez bun venit persoana cu care o conversație telefonică are. Cele mai potrivite pentru acest lucru sunt expresii asociate cu timpul zilei ( „Bună dimineața“, „Bună ziua“ sau „Bună seara“).
• În timpul conversației telefonice de serviciu, este important să se monitorizeze propria intonație. Deci, ca să nu împingă afară interlocutorul, trebuie să vorbești politicos și calm, evitând emoțiile inutile.

• După salut este recomandat să te prezinți și chema numele, poziția și organizarea.
• Dacă apelați o persoană, trebuie să clarificați întotdeauna dacă este convenabil să vorbiți în acest moment.
• În conformitate cu standardele standardelor etice, luați tubul după al doilea sau al treilea apel.
• În timpul conversației, nu ar trebui să fumați, să mâncați alimente sau băuturi.
• Dacă abonatul CALF este interesat de un angajat diferit al organizației, atunci conversația trebuie să fie transmisă sau să includă funcția de așteptare.
• Într-o situație în care ați făcut un număr de greșeală, aveți nevoie, fără a pune întrebări suplimentare, vă cereți scuze interlocutorului și spuneți imediat la revedere.
• Nu sunați niciodată devreme dimineața, în timpul unei pauze de prânz sau înainte de sfârșitul zilei de lucru.
• Secretarul sau asistentul poate face sau răspunde la apeluri în loc de cap.

• Apelați numărul personal partenerului sau clientului poate fi numit doar că el însuși ți-a dat contactele sale. Dar în weekend și sărbătorile astfel de apeluri sunt interzise.
• Există cazuri care conversația este întreruptă din cauza conexiunii proaste. În această situație, cel care a numit mai întâi.
• Nu întârzia conversația. O lungă conversație poate deranja interlocutorul și cauza indignare. În cazul în care comunicarea a fost întârziată, iar obiectivul conversației nu este atins, atunci puteți apela clientul a doua zi sau să convină asupra unei întâlniri personale.
• După încheierea conversației, este recomandat să-i mulțumesc interlocutorului și politicos spune la revedere de la el, pre-întrebat dacă el a avut întrebări. Această acțiune simplă va face o conversație completat și va stabili cooperarea în continuare.

Cum să se pregătească?

Conversația telefonică trebuie să fie pregătite cu atenție și de a efectua o serie de acțiuni specifice. Luați în considerare mai multe puncte principale.

• Apelați interlocutorul numai după un plan de conversație clar este întocmit. Pentru a exclude detaliile secundare, puteți face schițe grafice sau schematice.
• Scrieți întrebări importante care vor trebui să nu uităm să setați în procesul de negociere.
• Pregătiți documentele care pot fi necesare în procesul de comunicare (corespondență, rapoarte, contracte).

• Aflați în prealabil la Interlocutor, un interval de timp convenabil pentru apelarea.
• Pentru a remedia informațiile primite, pregătiți un notebook sau un jurnal.
• Aflați o listă comună a persoanelor care vor participa la o conversație pentru a le contacta după nume și patronimic.
• Înainte de a apela numărul, încercați să tuneți în mod pozitiv, atunci starea dvs. emoțională este, fără îndoială, datorită localizării interlocutorului.
• Efectuarea unei convorbiri telefonice, luați în considerare securitatea instrumentelor de comunicare din birou, deoarece informațiile valoroase pot intra în mâinile concurenților.

Există, de asemenea, elemente care ar trebui să fie eliminate și nu sunt permise în conversație telefonică viitoare.

• Nu este nevoie pentru a discuta probleme de afaceri cu o persoană necunoscută sau aleatoare. O mai bună numește o întâlnire personală.
• Nu se recomandă să solicite o decizie de la o persoană care nu are autoritate sau consideră altfel. La telefon se poate accepta acordul, deși va fi un oponent al acestei decizii.
• Face solicitări nu și-a exprimat, în cazul în care nu există nici o încredere că interlocutorul este de acord cu tine și vrea să ajute.

Nu este nevoie să fie tăcut în receptor pentru o lungă perioadă de timp, în caz contrar, persoana de asteptare impresia că el nu-l asculta.

Cum de a vorbi?

Rolul telefonului în golf de comunicare de afaceri. Foarte adesea el distrage atenția de la cazurile urgente efectuate în timpul zilei, dar în același timp, accelerează rezolvarea multor sarcini. De aceea, este necesar să se asimileze principiile convorbirilor telefonice care contribuie la utilizarea acestuia mai eficientă.

Este foarte important să se dețină tehnica comunicării de afaceri către angajații a căror specifice sunt în negocierile telefonice cu potențialii clienți. Multe companii încearcă de la primele cuvinte pentru a stabili contactul cu apelantul pentru ao face un client real.

Prima impresie în timpul comunicării telefonice depinde direct de vocea vocii și a discursului competent, deoarece interlocutorul este în primul minut reprezintă imaginea virtuală a cine vorbește.

Firmele concurează folosind modalități diferite de atragere a clienților. O etapă importantă în promovarea serviciilor – vânzări prin telefon, și, prin urmare, managerii trebuie să efectueze corect și să efectueze cu tact dialogurile cu clienții, contractele profitabile vor merge la concurenți.

Sfaturi și recomandări

Următorul sfat vă va ajuta să obțineți succesul în comunicarea de afaceri prin telefon.

• Se recomandă efectuarea de apeluri către o persoană care a avut un serviciu util. Cuvintele de recunoștință sunt foarte importante pentru cooperarea viitoare.
• Întotdeauna zâmbiți, petrecerea unei conversații. Zâmbetul și optimismul dvs. vor simți cu siguranță abonatul.
• În procesul de negocieri, încercați să preziceți cursul gândurilor interlocutorului.
• Niciodată nu rulați un vocabular anormativ sau colocvial. Acest lucru contrazice cultura comunicării.
• Utilizați expresii și termeni care vor fi înțeleși de către persoana de vițel.
• Nu acoperiți telefonul cu mâna, vorbind în paralel cu oricine. Acest lucru manifestă lipsă de respect pentru interlocutor.
• Explicați-vă poziția cu încredere și cu precizie, deoarece precizia este politețea regilor.

Ascultați cu atenție apelantului, pentru a nu pierde cursul gândurilor. Dacă vă cereți să duplicați informații, atunci interlocutorul nu poate să-i placă, iar reputația dvs. va fi în pericol.

• Negocierea este importantă pentru a conduce rapid, răspunzând la întrebările adresate fără întârziere și confuze propuneri. Pauză poate fi justificată numai atunci când un specialist este angajat în căutarea de documentația necesară pentru negocieri. În cazul în care pauza a tras, atunci persoana are dreptul deplin de a întrerupe comunicarea.
• La momentele de telefon, comunicare real sau virtual, este necesar să fie extrem de politicos. Țipete și conversații pe culori crescute sunt considerate o încălcare a eticii.
• Fareful cu interlocutorul corect, deoarece conversația conversație abil nu este mai puțin semnificativă decât cea mai mare parte a dialogului. Puteți activa partenerul la primul închide telefonul. Astfel, veți termina conversația de pe un val prietenos.

Desigur, pentru a comunica cu succes la telefon trebuie să aibă o dicție bună. Pentru a face vorbire expresivă, iar vocea este plăcută, utilizați învățămintele din următorul videoclip.